Die eigentliche Aufgabe eines Energieberaters oder einer Energieberaterin ist es, Energiekonzepte zu entwickeln und Wege zum klimaneutralen Gebäudebestand aufzuzeigen. Das sind auch die Gründe, weshalb Menschen diesen Beruf ergreifen. Die Realität sieht aber oft anders aus. Denn sie besteht aus sehr viel Bürokratie.
Energieberatende müssen sich mit einer Fülle an Richtlinien auseinandersetzen. Und die ohnehin schon komplexe Förderlandschaft nimmt immer wieder neue Formen an, weil sich Regularien ständig ändern. Das hat zur Folge, dass die tägliche Arbeit eines Energieberaters zu einem großen Teil aus Tätigkeiten wie dem Ausfüllen von Förderanträgen oder dem Bearbeiten von Rechnungen besteht. Für die eigentlichen Aufgaben bleibt damit weniger Zeit.
System erstellt automatisch Checklisten
Das Team von Grundsteine will das ändern. Das Start-up hat eine Software entwickelt, welche die Energieberatenden beim Kampf mit der Bürokratie unterstützt. Heißt konkret: Sie hilft dem Anwender oder der Anwenderin beim Prüfen von Rechnungen und erstellt automatisch Checklisten – zum Beispiel für den individuellen Sanierungsfahrplan oder BEG-Förderanträge. Zudem lassen sich Fördermappen anlegen, in denen alle Fristen, Antragsnummern und Dokumente zu einem Projekt gesammelt sind. Und mit einer Suchfunktion lässt sich zu jedem Schlagwort oder jeder Vorgangsnummer der passende Vorgang finden.
Dabei greift die Software für bestimmte Funktionen auf künstliche Intelligenz (KI) zurück. Dazu zählt der Rechnungs-Check. Denn Rechnungen, die im Zusammenhang mit Sanierungsmaßnahmen gestellt werden, enthalten bestimmte Posten, die für die Förderung relevant sind. Die Grundsteine-Software erkennt die Kopfdaten und Positionen innerhalb des Dokuments. Sie extrahiert die entsprechenden Informationen, bereitet sie strukturiert auf und hilft dem Nutzer oder der Nutzerin die förderfähigen Kosten zu berechnen.
Der letzte Punkt sei der, an dem die KI ihre Stärken ausspielt, sagt Grundsteine-Geschäftsführer Stephan Hartmann: „Aus mehrseitigen unübersichtlichen Dokumenten wird dank KI eine zentrale Übersicht mit allen relevanten Positionsdaten, wie es Energieberatende für ihre Arbeit brauchen.“ Die Intelligenz der Software zeigt sich dadurch, dass sie damit zurechtkommt, wenn der Scan einer Rechnung eine schlechte Qualität besitzt oder dass Informationen nicht immer an derselben Stelle in einem Rechnungsdokument stehen.
Dem Anwender oder der Anwenderin spart die Software laut Hartmann Aufwand und Zeit. „In der Regel läuft eine Rechnungsprüfung so ab, dass der Energieberatende parallel zur Rechnung eine Excel-Tabelle öffnet, dort die Daten einträgt und dann die förderfähigen Kosten berechnet. Bei uns passiert das alles mit ein paar Klicks.“
KI kommt aber noch an weiteren Stellen zum Einsatz. So ist die Software in der Lage, Fristen für den Ablauf einer Förderung aus Zuwendungsbescheiden zu erkennen, diese selbstständig in einem Projekt anzulegen und den Anwender oder die Anwenderin daran zu erinnern. „Für Energieberatende ist es ja oft eine Herausforderung, alle Fristen für sämtliche Vorgänge im Griff zu haben“, sagt Hartmann.
Stadt Stuttgart war Vorreiter
Der Geschäftsführer ist selbst als Energieberater tätig. Die Erfahrungen, die er in diesem Job mit den bürokratischen Anforderungen gesammelt hat, haben ihn und Mitgründer Tilmann Böhme dazu veranlasst, die Grundsteine-Software zu entwickeln. Mit den Programmen, die bis dahin auf dem Markt verfügbar waren, sind beide nicht zufrieden gewesen.
Der Dokumenten-Check ist das Resultat aus einem Projekt mit der Stadt Stuttgart. In diesem wurden die Funktionen für die automatische Extraktion und Auswertung der Daten von Fachunternehmerangeboten und -rechnungen entwickelt, um das Stuttgarter Energieberatungszentrum bei der großen Menge an Vorgangsprüfungen zu unterstützen. So entstand dann die Version, die jetzt von Grundsteine für alle Energieberatenden angeboten wird.
Sie wird als sogenannter Software as a Service bereitgestellt. Das heißt, die Software wird nicht auf dem Rechner des Anwenders oder der Anwenderin installiert. Stattdessen steht sie als Online-Anwendung gegen eine monatliche Gebühr zur Verfügung. Mittlerweile arbeiten laut Hartmann mehr als 500 Energieberatungsbüros mit über 20.000 Projekten in ganz Deutschland mit dem System.
Sie sollen mithilfe der Software vor allem entlastet werden. Denn die Energieberatenden seien durch die vielen verschiedenen Einzelvorgänge in ihrem Job überdurchschnittlich gestresst, glaubt Hartmann. Der Prozess der Rechnungsprüfung sei dafür ein gutes Beispiel. Wenn ein Energieberater oder eine Energieberaterin dank Software-Unterstützung für Komplettsanierungen nur noch eine halbe Stnde statt vier Stunden bräuchte, sei das ein deutlicher Effizienzgewinn.
Technische Entwicklung in Highspeed
Für seine KI-Funktionen nutzt Grundsteine Technologien von Microsoft und Open-AI, sowohl spezielle trainierte Modelle für Dokumentenklassifizierung als auch so genannte Large-Language-Modelle. Diese sind darauf ausgelegt, menschliche Sprache zu verstehen und zu generieren. Außerdem können sie Texte analysieren, kohärente Antworten erzeugen und sprachbezogene Aufgaben ausführen. Solche Eigenschaften kommen für Energieberatende bei der Bewältigung bürokratischer Herausforderungen wie gerufen.
Die Entwicklung dieser Modelle verläuft in einer extrem hohen Geschwindigkeit – was sich auch daran zeigt, wie schnell KI mittlerweile an Bedeutung für unser aller Leben gewonnen hat. „Die Intelligenzsprünge sind so gewaltig, dass wir heute Dinge tun können, an die wir vor einem halben Jahr noch nicht geglaubt haben“, sagt Hartmann. Damit die Energieberatenden einen möglichst hohen Nutzen aus der KI-Technologie ziehen können, bereitet die Grundsteine-Software deren Anfragen für jeden Anwendungsfall gezielt auf.
Funktionen sollen weiter ausgebaut werden
Dass sich die Möglichkeiten der KI ständig erweitern, will auch Grundsteine für sich nutzen. Die Funktionen der Software sollen weiter ausgebaut werden. Bereits jetzt können Energieberatende ihren Endkunden einen Zugang geben, damit sie selbstständig den Status eines laufenden Projektes prüfen können. In Zukunft sollen noch mehr Dokumente, die Relevanz bei der Energieberatung haben, mithilfe von KI aufbereitet und in den Arbeitsablauf integriert werden.
Die meisten Energieberatenden hätten kaum Kapazitäten, sich alle paar Monate mit einem neuen Gesetz zu beschäftigen, berichtet Hartmann. Schließlich hätten 80 Prozent nur maximal drei Mitarbeitende oder würden alleine arbeiten. Vor allem kleinere Unternehmen treibe die Bürokratie an ihre Grenzen. Dabei kann die Software helfen. Doch ist sie nur ein Werkzeug, die Entscheidungen kann sie den Energieberatenden nicht abnehmen. Und das soll sie auch gar nicht, wie Hartmann betont.
Beim Rechnungs-Check beispielsweise findet immer noch eine visuelle Prüfung durch den Anwender oder die Anwenderin statt. „Die KI bereitet alles vor, aber die finale Entscheidung geschieht durch den Menschen“, so Hartmann. Letztlich unterbreitet die Software immer nur Vorschläge und gibt stets die Wahrscheinlichkeit an, wie gesichert ihre Entscheidung ist. Fehler können passieren. Da unterscheidet sich die künstliche Intelligenz nicht von der menschlichen.
Bild: Grundsteine
KI-Serie
Dieser Beitrag ist Teil einer Artikelserie, welche die vielfältigen Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz im Berufsfeld Energieberatung darstellt.
