Seit über 35 Jahren betreut die Firma Wetabo aus Chemnitz ihre Kunden in allen Anliegen rund um die Haustechnik. Dabei setzt der Fachhandwerksbetrieb die Energiewende bei privaten sowie gewerblichen Kunden konsequent um – mit intelligenten Konzepten und neuester Technik.
Die Leistungen umfassen Beratung und Installation von Heiztechnik, Lüftung und Klimatechnik, Photovoltaik, Bad und Sanitär sowie Elektrotechnik. Angeboten werden natürlich auch Reparaturen, Wartung und Instandhaltung.
Um die Prozesse im Unternehmen zu verbessern und mehr Zeit für die Kunden zu haben, wurde 2016 eine neue Software eingeführt. Partner der digitalen Transformation wurde die Firma PDS, deren Software die betrieblichen Abläufe steuert. Zunächst wurde sie für den Service, die Einsatzplanung der Monteure und Ressourcen sowie die Vergabe von Terminen eingesetzt.
Digital vom Einkauf bis zur Abrechnung
Schon kurze Zeit nach der Einführung hat Norman Borchers, Geschäftsführer und Inhaber von Wetabo, weitere Prozesse mit der Software von PDS vereinfacht. „Beispielsweise haben wir über Schnittstellen zunächst die Großhändler angebunden“, erläutert er. „Dadurch konnten wir den gesamten Einkaufsprozess von A bis Z digital abbilden. Diesen Meilenstein haben wir 2024 mit dem Workflow für die Eingangsrechnungen abgeschlossen. Bei uns hantiert niemand mehr mit Papier.“
Insbesondere in der Projektabrechnung, im Controlling und in der Lohnabrechnung ist die Software sehr hilfreich. „Sie unterstützt unser Team im laufenden Tagesgeschäft“, ergänzt Stefanie Fritze, Assistentin der Geschäftsleitung. „Alle Rechnungen, egal in welchem Format, sind in PDS digital verfügbar und können sowohl in der Projektabrechnung als auch im Controlling abgerufen werden.“
Schneller Überblick über den Status
Auf diese Weise kann sie jederzeit erkennen, wo bei den Projekten aktuell Handlungsbedarf besteht. „So sehen wir jederzeit, wo wir mit unseren Projekten aktuell stehen und wo wir gegebenenfalls nachsteuern müssen.“
Mittlerweile wird sogar die Planung der Auszeiten und des Urlaubs der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Mausklick erledigt. Die Mitarbeiter stellen ihren Antrag nicht mehr auf Papier, sondern über ihre App. Die Anträge werden direkt an die Vorgesetzten und die Geschäftsführung zur Prüfung und Freigabe übermittelt.
Jederzeit lässt sich der Status des Urlaubsantrags nachvollziehen. Der Ablauf dieses Prozesses wurde beschleunigt und ist direkt an die Lohnabrechnung angebunden. Die Zeiten werden automatisch verbucht und nicht mehr separat erfasst.
Komfortable Verwaltung der Aufträge
Als Projektleiter für Photovoltaik und Elektroinstallation ist Marko Mehner für die komplette Projektabwicklung bei Wetabo zuständig. „Wir erstellen unsere Angebote bequem in der Software“, berichtet er. „Nach Auftragserteilung durch den Kunden können wir aus dem Angebot im System direkt den Auftrag generieren.“
Dank der integrierten Schnittstelle zu den Lieferanten wird aus dem Angebot direkt die Bestellung beim Großhändler mit den jeweiligen Konditionen ausgelöst. „Aus der Projektakte können wir im Anschluss sofort Nachtragsangebote erstellen“, erläutert Mehner. „Wir können Aufmaße bearbeiten oder in Kontakt mit unseren Kunden treten. Auf Knopfdruck können wir den Kunden anrufen oder eine E-Mail schicken. Das erleichtert uns die Abwicklung des Auftrags enorm.“
Arbeitszeit mobil erfassen
Jens Pechmann ist leitender Obermonteur der Firma. Er ist oft auf Baustellen und im Service unterwegs. Im Büro bereitet er seine Arbeit vor und hilft bei der Erstellung der Angebote. „Zur Stundenerfassung, ob im Büro oder im Außendienst, nutzen wir die Mitarbeiter-App“, sagt er. „Ihr Vorteil ist, dass wir die Arbeitszeiten durchgängig digital abbilden. Wir müssen keine Stundenzettel mehr schreiben. Jeder Mitarbeiter kann die Stunden jederzeit über das Handy erfassen.“
Auch das leistet die PDS-Software: „Die Kollegen im Büro können die Stunden sofort einsehen und haben stets im Blick, wie viel Zeit auf welches Projekt gebucht ist. So haben wir jederzeit die volle Kontrolle über die geleisteten Stunden. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter den Vorteil, dass sie immer ihr Protokoll dabeihaben und genau wissen, wie viele Stunden sie in der Woche gearbeitet haben.“
Service-App plant Termine
Auch der Kundendienst ist komplett digitalisiert. Er nutzt die Service-App von PDS, beispielsweise für die Planung von Terminen. „Das ist für uns ein ganz wichtiger Punkt, da wir im Service ständig Veränderungen unterliegen und bei Ausfällen mit unseren Monteuren schnell und zuverlässig neue Termine finden müssen“, kommentiert Geschäftsführer Norman Borchers.
Der Serviceauftrag wird digital an das Team ausgegeben und von den Monteuren verarbeitet. Bleibt bei einem Kundentermin die Tür verschlossen oder sagt der Kunde kurzfristig ab, wird der Auftrag bequem über den Auftragspool verschoben und auf neue Termine gelegt. So bleibt immer genug Zeit, die Arbeiten vorzubereiten und zu planen.
Mehrere Apps erleichtern den Job
Der Kundendienst bekommt die Aufträge in Echtzeit übermittelt und hat auch bei kurzfristigen Änderungen von Aufträgen alle relevanten Kundendaten im Zugriff. „Bei Rückfragen können wir telefonisch mit dem Kunden in Kontakt treten oder in der Auftragshistorie nachschauen, was die Kollegen vor Ort wann gemacht haben“, beschreibt Jens Pechmann. „So wissen wir bei Fehlermeldungen gleich, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden und wo wir ansetzen müssen, um den Auftrag im Sinne des Kunden schnell abzuschließen.“
Nicht nur die Leistungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Auch alle verfügbaren Werkzeuge werden in der Werkzeug-App erfasst. So hat jeder Monteur einen Überblick darüber, welche Werkzeuge gerade verfügbar sind oder von wem sie genutzt werden. Auch Wartungsintervalle und Termine für die Nutzung spezifischer Werkzeuge werden über die App hinterlegt.
Das Handwerk steht vor enormen Herausforderungen, die sich ohne digitale Prozesse und geeignete Software nicht meistern lassen. „Der Einsatz der PDS-Software hat sich für uns bewährt“, resümiert Norman Borchers. „Ich bin zuversichtlich, dass die Software auch in Zukunft die Aufgaben gemeinsam mit uns meistern wird.“
Foto: PDS GmbH
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PDS GmbH
