Der aktuelle Plan für das Sanierungsvorhaben liegt im Projektordner, die Freigabe im E-Mail-Postfach und die Baustellenfotos stecken noch im Smartphone. Genau an solchen Übergängen geht Zeit in Energieberatungsprojekten verloren. Docuware führt projektbezogene Unterlagen in einer digitalen Projektakte zusammen. Pläne, Berechnungen, Angebote, technische Datenblätter, E-Mails, Fotos und Nachweise lassen sich einem Objekt oder Projekt zuordnen und über Merkmale wie Dokumentart, Maßnahme oder Bearbeitungsstand gezielt wiederfinden. Für Energieberatende zählt dabei weniger die Ablage als der Zusammenhang: Im Projektverlauf wird nachvollziehbar, welche Unterlagen bereits vorliegen, welcher Stand aktuell ist und wo noch eine Prüfung oder Freigabe aussteht. Dokumentenbezogene Workflows können Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte sichtbar machen, ohne dass der Projektstatus aus Dateinamen oder To-do-Listen rekonstruiert werden muss. Docuware kann an die Abläufe eines Büros angepasst werden. Die Firma R2 Business Solutions vertreibt und implementiert die Lösung im DACH-Raum und begleitet Unternehmen bei Einrichtung, Schulung und laufender Betreuung. jb
Dokumentenmanagement